1. Xin hỏi tại sao phải chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn? Lợi ích của việc chứng nhận này là gì?

Đáp: Khi sản phẩm được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích sau:

• Về mặt kinh tế: Giảm thiểu chi phí rủi ro do việc phải thu hồi sản phẩm không phù hợp và bồi thường thiệt hại cho người tiêu dùng; Giảm thiểu chi phí tái chế nhờ cơ chế ngăn ngừa nguy cơ sản phẩm không bảo đảm chất lượng ngay trong quy trình sản xuất.
• Về mặt quản lý rủi ro: Thực hiện tốt việc đề phòng các rủi ro và hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra; Điều kiện để giảm chi phí bảo hiểm; Dễ dàng hơn trong làm việc với bảo hiểm về tổn thất và bồi thường.
• Về mặt thị trường: Nâng cao uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường do việc được bên thứ ba chứng nhận sự phù hợp tiêu chuẩn của sản phẩm; Nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ nâng cao sự tin cậy của người tiêu dùng với các sản phẩm của doanh nghiệp; Phát triển bền vững nhờ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, tác động đến môi trường của cơ quan quản lý và cộng đồng xã hội; Cải thiện cơ hội xuất khẩu và thâm nhập thị trường quốc tế yêu cầu chứng chỉ như là một điều kiện bắt buộc; Giảm thiểu các yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước; hạn chế hiện tượng tố cáo, khiếu nại về chất lượng sản phẩm. Được sự đảm bảo của bên thứ ba; Vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại; Cơ hội cho quảng cáo, quảng bá sản phẩm đến với người tiêu dùng.

Sự cần thiết phải chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chủ yếu là những vấn đề sau:

• Áp lực từ chủ sở hữu, cổ đông: Nhà đầu tư và các cổ đông yêu cầu tiền vốn của họ được an toàn và hiệu quả. Cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp đối với khách hàng và các bên quan tâm.
• Áp lực từ thị trường: Khách hàng của doanh nghiệp yêu cầu bằng chứng khách quan về chất lượng, đặc biệt là người tiêu dùng sản phẩm; Cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ yêu cầu,

Đặc biệt, xu thế hội nhập quốc tế với nhu cầu đưa sản phẩm vào các thị trường với nhận thức cao của người tiêu dùng và yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng. 

• Tính cạnh tranh: Hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ phù hợp theo tiêu chuẩn ngày càng trở nên quan trọng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Có được hệ thống sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn chất lượng sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh. Việc sản phẩm được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn, doanh nghiệp có bằng chứng đảm bảo với khách hàng rằng: Sản phẩm do họ sản xuất phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế hiện hành. Trên thực tế, tiêu chuẩn chất lượng được áp dụng định hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được đảm bảo rằng sản phẩm mà họ sử dụng có chất lượng đúng như nhà sản xuất khẳng định. Hợp đồng mua hàng thường có yêu cầu phải kèm theo hồ sơ chứng nhận chất lượng do bên thứ ba cung cấp.
• Tạo năng suất và giảm giá thành: Thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp tăng năng suất và giảm giá thành. Hệ thống chất lượng sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm khối lượng công việc làm lại và chi phí cho hành động khắc phục đối với sản phẩm sai hỏng vì thiếu kiểm soát và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc. Đồng thời, nếu doanh nghiệp có sản phẩm chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn sẽ giúp giảm thiểu được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được chi phí cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
• Tăng uy tín của doanh nghiệp về đảm bảo chất lượng: Áp dụng quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của doanh nghiệp đều được kiểm soát. Hệ thống chất lượng sản phẩm còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu suất của các quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và sự thỏa mãn khách hàng.

2. Xin cho hỏi chứng nhận hợp chuẩn và chứng nhận hợp quy khác nhau như thế nào? Có bắt buộc phải thực hiện chứng nhận hợp chuẩn và hợp quy cho sản phẩm hàng hóa hay không?

Đáp: Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật (TC&QCKT) có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2007. Theo đó, Luật định hướng nhiều hoạt động mới trong lĩnh vực TC&QCKT theo thông lệ quốc tế. Trong đó có quy định về chứng nhận hợp chuẩn và chứng nhận hợp quy.

Chứng nhận là một thủ tục mà bên thứ ba áp dụng để đảm bảo rằng một đối tượng nào đó phù hợp với các yêu cầu quy định. Bên thứ ba là một tổ chức độc lập với người cung cấp và khách hàng được gọi là "Tổ chức chứng nhận". Theo Luật TC&QCKT Việt Nam xác định có hai hình thức chứng nhận là:

- Chứng nhận hợp chuẩn: là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. Chứng nhận hợp chuẩn về nguyên tắc là hoạt động tự nguyện, tuy nhiên trong một số trường hợp theo yêu cầu của khách hàng thì nó trở thành bắt buộc.

- Chứng nhận hợp quy: là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Chứng nhận hợp quy được thực hiện một cách bắt buộc.

Đối tượng để chứng nhận có thể là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường theo những tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực và cả tiêu chuẩn nước ngoài hoặc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật địa phương quy định. Những đối tượng quy định trong quy chuẩn kỹ thuật thường liên quan đến an toàn, sức khỏe, môi trường mang tính bắt buộc áp dụng, nếu các doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc những đối tượng quy định này.

3. Xin quý báo giới thiệu giúp tôi quy trình đánh giá chứng nhận cho hệ thống quản lý chất lượng. Nếu doanh nghiệp tôi đạt yêu cầu của bên đánh giá và được chứng nhận thì thời gian hiệu lực của chứng nhận này là bao lâu và khi phải đánh giá, chứng nhận lại chúng tôi có được phép lựa chọn tổ chức chứng nhận khác hay không? Xin chân thành cảm ơn!

Đáp: Việc đánh giá chứng nhận sẽ đươc tiến hành như sau:

Chuyên gia đánh giá của bên thứ ba tiến hành xem xét tài liệu và phỏng vấn những người liên quan đến việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng để xác định các quá trình và các thủ tục xem có được lập thành văn bản đầy đủ và được tuân thủ không, xem xét qui trình công nghệ, tiến hành đánh giá quá trình sản xuất, các quá trình tạo ra sản phẩm, thử nghiệm mẫu…

chuyên gia đánh giá báo cáo tất cả những sự không phù hợp và sau đó, dựa trên nhận xét của họ về mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp, khuyến nghị lên một hội đồng xem xét của tổ chức chứng nhận.

Nếu như sản phẩm phù hợp hoặc không có sự phù hợp nhưng được đánh giá là không nghiêm trọng thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn. Trong trường hợp hệ thống có sự không phù hợp nghiêm trọng thì người đánh giá sẽ đề xuất hành động khắc phục.

Sau khi cấp chứng nhận, bên thứ ba sẽ thực hiện đánh giá giám sát 06 tháng đến 01 năm một lần và sau 03 năm thực hiện đánh giá chứng nhận lại. Điều này tùy thuộc vào doanh nghiệp được chứng nhận.

Doanh nghiệp (hoặc nhà cung ứng) muốn chứng nhận lại có quyền lựa chọn tổ chức chứng nhận.